編輯導語：隨著商務出行的日益頻繁，商旅管理越來越重要，那麼如何設計一個差旅服務產品提高企業的運作效率？作者基於“差旅生命周期”這個概率，引入產品設計，提出瞭一站式差旅服務產品信息架構的搭建方法，一起來看看。

隨著商務出行的日益頻繁，商旅管理行業在企業成本控制、合規管控等方面發揮著越來越重要的作用，但據研究統計，我國市場占有率排名前四位的企業占據份額不足20%，如何根據業務需求，設計開發一站式企業商旅服務產品是未來差旅管理行業的一個契機。本文將“差旅生命周期”這個概念引入產品設計中，提出一站式差旅服務產品信息架構的搭建方法，希望對大傢有所幫助！

一、差旅服務產品研究背景及現狀

隨著商務出行的日益頻繁，商旅管理行業在國內穩固發展，市場交易規模持續增長，據世界商務旅行協會(GBTA,Global Business Travel Association)

報告統計，中國是全球增長最快、規模最大的商務旅行市場。商旅服務的發展和逐步完善使企業對商旅管理的需求也發生瞭變化，除瞭節約第二大可控差旅支出外，企業更希望通過優化員工體驗來提高差旅出行間的工作效率，追蹤差旅數據，實現合規管控。差旅服務由基本的提供流程申報、酒店預定等服務轉向提供全流程、一體化的出行服務，商務管理服務進入2.0時代。

二、市場發展趨勢

結合目前差旅管理市場的發展現狀以及大數據等技術的發展，總結差旅管理系統逐漸趨向自動化、移動化、智能化、服務趨向定制化和多元化。

移動化：考慮差旅服務產品的使用場景及智能手機、移動支付的普及，移動端流程的申報、預定、審批等相較PC端更加自由與便捷，為順暢無阻的一站式差旅服務提供助力。

智能化：智能化是滿足自動化後的更高目標，主要體現在兩個方面—操作智能化與決策智能化，例如利用發票識別技術減少用戶的手動操作、利用大數據分析技術生成具備個人偏好、全方位的出行方案、依照差旅數據分析制定更加有效的管理方案等。

多元化：出行交通、酒店、飲食等服務多元以及支付方式的多元化。

定制化：定制化隨著企業管理意識的增強不僅在差旅產品的自研方面體現較為明顯，更表現在界面的展示設計上，實現“管傢式貼心服務”。

分析得出差旅服務產品的設計趨勢之後，結合業務需求及真實使用場景，在流程的細節設計上，可以發散思維考慮從這幾個方面優化，輔助達成良好的產品體驗。

三、差旅服務產品信息架構的搭建方法及設計要點提煉

3.1 差旅生命周期的概念

差旅生命周期是Holma從戰略層與運營層兩個層面，圍繞差旅前、差旅中、差旅後三個方面，分析不同差旅管理職能的具體內容與聯系，如下圖所示。在就如何從戰略層的角度考慮產品能夠提供的功能點，除瞭參考業務根據一定的用戶調研得出的產品功能需求外，還可以通過梳理差旅活動的整個閉環活動鏈，進行考量和搭建產品的信息架構。

3.2 流程分析與設計提煉

3.2.1 差旅前

“差旅前”對應的關鍵詞為“戰略與政策”，主要的活動有制定差旅相關的政策，明確政策實施的途徑。

在企業商旅這種大背景下，需要特別設定不同職位類型、不同出差地域城市等分類下的差旅標準，涉及酒店、補貼、交通工具、坐席等級等具體分支下的內容，據研究統計，若企業能夠對差旅活動進行有效管理，制定合適的差旅政策，能夠節約的差旅開銷將達到25%，可見有效的差旅制度及行為規范管控至關重要。

從設計的角度，則需要考慮如何將這種繁瑣的、乏味的信息以更加清晰、直觀的方式展示給用戶。

差旅前還需實施一些風險管理，確保員工的差旅安全、考慮是否需要與服務商或其他外部平臺建立合作關系（包含酒店、訂票平臺、航空公司、租車卡車平臺、技術解決等），這也是在產品設計之初需要考慮確定的問題。

3.2.2 差旅中

站在商務出行人及審批人的角度，“差旅中”提供的服務是用戶最為關註的信息，在真實使用場景中信息層級最高。這其中涉及兩大類用戶群體—企業差旅人和管理審批人員。

對於差旅人來說，涉及事前申請及事後報銷，從產品信息架構的搭建上，需探討產品具體需提供的流程范圍，其次進行逐一的流程設計，這一點除瞭參考業務提供的功能流程外，還需調動設計主動性，對可能出現的場景進行預判，例如在用戶發起出差申請後，因疫情或其他因素，取消或延遲瞭出差行程，這種場景下，就需考慮是否進行差旅的變更、作廢或再次發起申請、差旅人是否已經進行訂票、退票操作、是否產生瞭退改簽費用等。

通過對多重復雜的使用場景分析，能夠幫助設計師摸索產品的核心功能架構，並通過預判、邏輯推理、用戶溝通等將功能架構進行合理性校驗，最後對每個流程的申報進行逐一的設計。

對於管理審批人員來說，除瞭自身作為差旅人之外，還擔負著“流程處理”的工作，對部門員工發起的申請進行查看、審批、駁回操作。在代辦單據種類、數量繁多的情況下、需要根據代辦單據的緊急情況鎖定單據，在眾多信息中提取重要內容，做出判斷。

3.2.3 差旅後

差旅後的主題為“報告與追蹤”，作為管理層，需要明確部門差旅的月度、年度差旅預算、交通費用等情況，便於制定更加有效的管理方案。

以上從差旅前、差旅中、差旅後三個階段分析中，我們大體能夠得出產品功能的關鍵詞，如出差申請、變更、報銷、代辦單據、數據報表、差旅標準、發票等，若業務已經提供瞭功能需求，也可以利用“差旅生命周期”這個概念進行復盤走查，完善細節。

四、差旅服務產品流程及細節設計

4.1 流程優化

4.1.1 原功能流程圖

在確定產品信息架構之後，對單個功能的流程設計也至關重要，下面以項目落地實踐中業務提供的流程為案例分析，原流程圖如下：

從業務提供的流程圖中，出差變更發起後場景較為復雜，概括總結為：

出差取消的變更（需要校驗用戶是否訂票、是否發起變更流程)

出差變更且沒有訂票

出差變更，已訂票（校驗是否退票)

4.1.2 問題分析

出差取消與出差變更流是混雜在一起的，出差取消雖然可以理解為是一種變更，但當用戶想發起出差取消時，從流程的發起入口-出差變更來看，可能存在疑惑和不確定性。

發起出差變更後，需選擇對應的變更類型，同樣可能存在理解偏差，帶來困惑。

4.1.3 設計舉措

針對原流程圖的分析，將出差取消流與變更流程拆分開作為兩個獨立的功能入口，並設計可讀性較高的功能圖標，便於用戶識別；同時，在用戶選擇目標單據進行出差取消時，系統校驗用戶當前狀態並反饋給用戶，減少用戶回憶判斷的時間，下圖為優化後的流程。對應的界面圖如下：

4.2 細節設計

作為管理層人員，除瞭發起個人的差旅行程外，還需掌握部門員工的差旅動態，對其發起的單據進行查看、審批或駁回處理。但員工發起的單據本身往往信息較多，加上產品移動端的使用場景相較PC端更為復雜，所以對於單據重要內容的提煉和展示至關重要，確保單據處理的準確與高效。對應到設計層面，重點體現在單據列表的展示與單據詳情的查看頁面。

基於使用場景的分析，我的代辦頁面規則設定為：單據列表頁根據單據的緊急程度，從上至下依次展示出差變更單、出差申請單、出差報銷單、出差取消單。在我的發起頁面，利用徽章清晰直觀的展示發起單據狀態，按照狀態從上至下依次展示已駁回、待審核、通過、已取消，支持進行特定狀態的單據篩選，效果圖如下。

在單據卡片的展示上，提取出差申請單中的重要信息——出差發起人、出差日期、出差地點、事由作為一級信息，便於審核人不用查看單據詳情就能快速、直觀地掌握單據的大體內容，對其進行判斷審核。

若管理層仍需查看單據的詳情，在進入頁面之後，由於移動端屏幕尺寸的限制，導致單據內容本身很長，一定程度上容易產生疲憊、煩躁心裡。基於這種場景，在頁面頂部設計導航頁簽，便於快速定位到目標信息，輔助完成審批流。

五、總結與展望

本文引入“差旅生命周期”的概念，提出幫助設計師搭建產品信息架構及流程細節設計的方法，具備一定的普適性，但不同組織類型對於差旅管理的目標以及實施方法可能存在較為明顯的差異（例如中小型企業、政府等行政類組織等），這種差異化會帶來瞭差旅管理市場上的細分，也是占據差旅管理市場的一個創新構思方向。

在未來的研究中，可以針對不同組織類型進行逐個研究，得出具備行業屬性的設計方案。

備註：圖片來源-商旅服務專業化_國外差旅管理研究述評

本文由 @汪仔4437 原創發佈於人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載

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